Mükemmel bir soru!... Çoğu firma yöneticisinin, sistem danışmanının hatta belgelendirme kuruluşlarının da cevabını sabırsızlıkla bekledikleri bir soru. Aslında bu soruya bu zamana kadar çok değişik cevaplarda verilmiştir. O cevaplardan yola çıkılarak yönetim sistemlerini kuran birçok firmada mevcuttur.
Kaizen Sertifikasyon olarak deneyimlerimizden yola çıkarak biraz ezberleri bozacak bir çalışma sistemi ile firmaların yönetim sistemlerini kurmalarını öneriyoruz.
10 ADIMDA YÖNETİM SİSTEMİNİN KURULUMU
1.Öncelikli olarak yönetim sistemi kurulum çalışmalarına başlarken aşağıdaki sorulan cevaplarını ortaya koymanız gerekmektedir. Bu cevapları verirken dikkate almanız gereken püf noktaların açıklamalarını da yaptık.
· Neden bir yönetim sistemi kurulması istenmektedir?
Kurumsallaşmak, belgelendirilmek vb !... Burada verilecek olan cevaplar kurma çalışmalarına başladığınız yönetim Sisteminin etkinliğinin en önemli dayanağını olacaktır.
· Hangi standard referans alınacaktır?
Hangi belgelendirme standardını referans alarak yola çıkacaksınız? ISO 9001 den başlayarak akabinde ISO 14001 ve diğer yönetim sistemlerinin kurulmasına mı geçecek siniz? Yoksa Entegre Yönetim Sistemi mi kuracaksınız? Cevabınız her ne olursa olsun akabinde sistemini kuracak olduğunuz referans standardın yürürlükteki versiyonunu alarak standardın kapsamını ve amaçlarını okuyunuz.
· Çalışmaların sorumlusu kim olacaktır?
Lütfen ama lütfen sistemin sorumluluğunu sadece Yönetim Temsilcinize yüklemeyin. Madem Liderlik 7 Temel Prensibin içine alınmış. Sizde her proses yöneticilerinizi sistemin içine dahil edin. Bir takım çalışması halinde sisteminizin kurulmasını sağlayın.
· Sistem hangi ürün veya hizmetleri kapsayacaktır? Fabrikalar veya fonksiyonlarının yerleri farklı ise koordinasyonu nasıl sağlanacaktır?
Yürütecek olduğunuz çalışmanın kapsamının belirlenmesi için bu soruya da etkin cevaplar vermeniz gerekmektedir.
2.Kuracak olduğunuz yönetim sistemi ile ilgili düzenlenen bilinçlendirme eğitimlerine katılarak sistem hakkında detaylı bilgi edinin.
Kamu kurumları tarafından düzenlenen özellikle ücretsiz bilinçlendirme eğitimlerinin yanı sıra sistemini kurarak belge alan müşterilerinizin, tedarikçilerinizin, eş ve dostlarınızın firmalarının sistem yapılarını inceleyerek geniş bir perspektifte uygulamaları değerlendirebilirsiniz.
Bilinçlendirme eğitimlerini genellikle sistemi kuracak olan takım üyelerinin alması istenir. Etkin bir sistemin kurulmasının ancak üst yönetimin desteği ile sağlanabilir düsturundan yola çıkarak bilinçlendirme eğitimlerinin muhakkak üst yönetim tarafından da alınmasını öneriyoruz. Şunu unutmamak gerekir ki; üst yönetimin benimsemediği bir sistemi personelin benimsemesi mümkün değildir. Bunun için çalışmalara başlamadan önce başta tepe yöneticileri olmak üzere tüm yöneticilere sistem ve yapılması gereken faaliyetler hakkında eğitim verilmelidir.
3.Etkin bir sistem kurulumunun en önemli ipucunu veriyoruz. Dokümantasyon seviyelerinizi belirleyin. Aşağıdan yukarıya değil, YUKARIDAN AŞAĞIYA sisteminizi kurun.
Bu zamana kadar okuduğumuz bilgiler veya görüştüğümüz kaliteciler bunun tam tersini söyleyip öncelikli olarak talimatlardan, formlardan başlamamızı daha sonra üst seviye dokümanların hazırlanmasını önerdiler.
Bizim önerimiz dokümantasyon seviyenizi;
1.Seviye Politikalar,
2. Seviye Prosedürler,
3.Seviye Proses akışları,
4.Seviye Talimatlar, Formlar, Çizelgeler,
5.Seviye Görev ve Yetki Tanımlamaları
şeklinde belirledikten sonra birinci seviyeden başlayarak aşağı seviyelere doğru dokümantasyonunuzu hazırlamanızdır.
4.Standardın gerekliliklerini ve yapınıza uygun olarak organizasyon şemanızı oluşturarak proseslerinizi belirleyin.
Prosesler belirlendikten sonra her bir prosesin sorumlusu tarafından proses akış çizelgesinin, prosesin çalıştırılması için gerekli olan formların, talimatların ve çizelgelerin hazırlanmasını sağlayın. Hazırlanan proseslerin birbirleri ile bağlantılarını kurarak kalite yönetim sisteminizi proses yönetimi tabanlı kurun. Her prosesin sınırlarını, hedeflerini, kontrol kriterlerini muhakkak belirleyin. Prosesleriniz ne kadar etkin çalışırsa kalite yönetim sisteminizde o kadar etkin olacaktır.
5.Oluşturmuş olduğunuz yönetim sistemi dokümantasyonunu uygulamaya alarak uygulamaların değerlendirilmesini yapın.
Uygulamalarda kurmuş olduğunuz sistemin eksikliklerini ve geliştirilmesi için gerekli olan çalışmaların tespit edilmesini sağlayın. Özellikle sisteminizi hantallaştıran onay mekanizmalarını azaltmaya ve yetkinlikleri ön plana almaya bakın. Sisteminize fayda sağlayacak her türlü dokümanı oluşturun ama sisteminize yük getirecek hiçbir dokumanın fazladan yapılmasına izin vermeyin. Mümkün oldukça prosesler arasında tutulan formları birleştirmeye çalışın.
6.Çalışanlarınıza hem yönetim sistemleri hem de uygulamalarınız hakkında eğitimler organize edin.
Çalışanlarınızın bilinçlendirilmesi ve sisteme katılması oldukça önemlidir. Özellikle her personele kendi bölümünde yönetim sistemi çalışmalarına nasıl katkı sağlayabileceği hakkında bilgi verin. Sistemin getirilerinin kuruluşa neler sağlayacağından bahsedin.
7.Tarafsız iç denetimlerin yapılmasını sağlayın.
Sistemin tüm proseslerde tam kapsamıyla uygulandığına kanaat getirdiğinizde iç denetimlerinizi planlayarak standarda uygunluk ve etkinlik kontrollerinizi yapın. İç denetimin amacı kuruluşunuzun dış denetime hazır hale gelip gelmediğinin belirlenmesidir. Denetim kuruluş içerisinden eğitim alan kişiler tarafından bir bölümün diğer bir bölümü denetlemesi şeklinde gerçekleştirilmelidir. Bu denetimlere üst yönetiminizin katılmasın da sağlayın. Denetim bütün prosesleri ve birimleri kapsamalıdır. Denetimler kişisel performanstan çok proses performansları üzerine odaklanmalıdır.
8.İç Denetimler sonrası tespit edilen uygunsuzlukları Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler açarak giderin.
Uygunsuzlukların kök sebeplerini bularak bir daha gerçekleşmemesi için uygunsuzluğunun boyutuna uygun çözümler üretin. Uygunsuzluklara sizi geliştirecek veriler olarak bakın. Problemlerin çokluğu sizi yıldırmasın.
9.Tüm faaliyetlerin sonunda Yönetimin Gözden Geçirmesi toplantısı düzenleyerek kayıt altına alın.
Genellikle belgelendirme kuruluşları öncelikli olarak Yönetimin Sorumluluğu maddesinden başlayarak denetimlerini sürdürürler. Kalite El Kitabı nasıl sisteminizin özeti ise Yönetimin Gözden Geçirmesi toplantısının verileri de kurulan sistemin uygulama özetidir.
10.Dış denetim için müracaatta bulunun.
Dış denetimi gerçekleştirecek belgelendirme firmasının güvenilirliği oldukça önemlidir. İsterseniz belgelendirme denetimi öncesi ön tetkik uygulaması isteyebilirsiniz. Bu sisin sisteminizi dıştan bir bakış açısı ile değerlendirmenizi sağlayacaktır.
Yukarıda açıklamış olduğumuz adımlara ilave olarak gerçekleştirilmesi gereken faaliyetler olacaktır. Ama bu 10 adım olmazsa olmazlardır.
Detaylı bilgilendirme için Kaizen Sertifikasyonu arayabilirsiniz.
Ahmet AY-Kaizen Sertifikasyon Limited Şirketi
Mevcut dünya düzeninde varlığını devam ettirebilmek, müşteri ihtiyaç ve beklentilerine uygun ürün ve hizmet üretiminin sağlanmasıyla gerçekleşebilecektir.
Günümüzde insanlığın baş döndürücü bir hızla ilerlemeler göstermesi karşısında toplum hayatı da gittikçe daha karmaşıklık içerisine girmektedir.
İnsanoğlu sürekli olarak karışıklıktan kurtulma ve belirli bir düzen tesis etme arayışı içerisinde olmuştur.
EN ISO/IEC 17025 hakkında genel bilgilendirme, 4 Tarafsızlık ve Gizlik gerekliliklerinin yorumlanması ve çözüm önerilerimiz verilmiştir.
EN ISO/IEC 17025 Madde 5 Yapısal Gerekliklerin yorumlanması ve çözüm önerilerimiz verilmiştir.
TS EN ISO/IEC 17025 STANDARDINI ANLAMAK Bu makalemizde EN ISO/IEC 17025 Deney ve Kalibrasyon Laboratuvarlarının Yetkinliği İçin Genel Gereklilikler Standardının; 6. Kaynak Gereklilikleri maddesinin 6.3. Tesisler ve Çevresel Koşullar gerekliliklerini anlamaya ve bu gereklilikleri sağlamaya yönelik olarak yorumlarımız ve çözüm önerilerimiz verilmiştir.
